文档管理解决方案
Documentum
针对特定的文档分类系统有开箱即用的灵活的生命周期和工作流程,可以灵活的处理文档的审查和批准过程,从而可以大大提高工作效率和降低风险。
系统界面显示为一个个类似文件柜功能的文件夹结构,每个文件夹结构有多层层级结构,将所有进入系统的文件都分门别类有序的管理起来。
通常一份文档的变更会影响多份文档,系统通过创建变更请求将所有受影响的文档关联起来,当其中一份文档内容有所变更的时候,其它多份文档作者都会收到一个任务,需要对文档的变更内容进行修改确认,当所有文档达到最终批准或生效的生命周期状态时,变更请求会自动关闭。
对于控制级别严格的文档(Cat1)达到待生效状态时需要分发到相关部门来进行培训,系统提供阅读确认流程(TBR)也可以和企业培训系统进行集成,通过自动化阅读确认(TBR)过程降低了合规风险。
Q&M中的Cat 1文件需要定期检查来复核它的合规性。当一份Cat 1文档创建的时候,在文档的属性页面可以设置定期审核时间,包括定期审核间隔、截止日期、启动时间等。文档生效之后,到达设置的时间系统会自动触发一个定期审核流程,也可以根据需要由文档控管员手动启动一个定期审核流程。审核后若需要修改将会启动文档的变更控制程序,若不需要修改将会延续下一个定期审核周期。